Ingangsdatum: 1-5-2025
Star of Light hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij uw gegevens verwerken via onze website, intakeformulieren en binnen onze therapeutische praktijk, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de WGBO, de Jeugdwet en de WkkGZ.
1. Privacy op de website
1.1 Welke gegevens verzamelen wij via de website?
Wanneer u onze website bezoekt (gebouwd met WordPress en gehost via Hostinger), kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:
- Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, bezochte pagina’s, datum en tijdstippen (via serverlogbestanden).
- Functionele cookies, die nodig zijn om de website goed te laten werken (bijv. voorkeuren opslaan).
- Analytische cookies die nodig zijn voor basis-statistieken van WordPress/Hostinger. Wij gebruiken géén marketing- of trackingcookies, tenzij dit later expliciet wordt toegevoegd.
- Gegevens die u invult in het contactformulier, zoals naam, e-mailadres en bericht.
1.2 Hoe gebruiken wij deze gegevens?
Wij gebruiken deze websitegegevens om:
- De website technisch te laten functioneren en te verbeteren.
- Statistische analyses te maken van websitegebruik (geanonimiseerd).
- Uw bericht of vraag via het contactformulier te beantwoorden.
- Wettelijke verplichtingen na te komen.
1.3 Cookies en toestemming
Bij uw eerste bezoek tonen wij een cookiebanner. U kunt cookies weigeren of beheren via uw browserinstellingen.
Wij gebruiken uitsluitend:
- functionele cookies
- basis analytische cookies (niet voor tracking)
2. Privacy binnen de therapeutische praktijk
2.1 Welke cliëntgegevens verzamelen wij?
Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor therapie of coaching:
- Identificatie: naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail
- Gezondheidsgegevens die u met ons deelt tijdens intake en behandeling
- Administratieve gegevens (facturen, afspraken)
- Eventuele aanvullende gegevens die u zelf aanlevert
2.2 Kinderen en jongeren tot 16 jaar
Voor cliënten jonger dan 16 jaar verwerken wij gegevens alleen met toestemming van de ouder(s) of wettelijke voogd.
Wij hanteren de Jeugdwet, de WGBO en beroepsrichtlijnen.
Bij aanmelding van een minderjarige wordt expliciet om ouderlijke toestemming gevraagd.
2.3 Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:
Uitvoering van de behandelovereenkomst:
- Voorbereiden en uitvoeren van therapie of coaching
- Contact onderhouden
- Dossieropbouw
Wettelijke verplichting (WGBO):
- Bewaartermijnen volgens WGBO (minimaal 20 jaar)
- Jeugdwet
- Verplichtingen rondom klachten en toezicht (WkkGZ)
Toestemming:
- Doorverwijzing
- Uitwisseling met andere professionals (alleen als u dit expliciet goedkeurt)
Gerechtvaardigd belang:
- Administratie
- Planning- en afsprakenbeheer
- Verbetering van onze dienstverlening
- kwaliteitsborging en beroepsregistraties
2.4 Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw gegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is en met partijen waarmee wij een verwerkingsovereenkomst hebben:
- Calendly – voor het inplannen van afspraken
- Momoyoga – voor yogalessen en roosteradministratie
- DigiBoox – voor boekhouding en facturatie
- WordPress – CMS en functionele cookies
- JotForm – intakeformulieren (EU-datacenters)
- Vervangend therapeut (waarnemer) – bij afwezigheid of noodsituaties
- Wettelijke instanties – indien verplicht (bijv. calamiteiten)
- met toezichthouders in het kader van een klacht of tuchtrechtprocedure (zie hieronder)
Uw gegevens worden nooit verkocht.
2.5 Aansluitingen, toezicht & tuchtrecht
Star of Light is aangesloten bij:
- Vereniging van Integraal Therapeuten (VIT) – registratienummer: 921.24.A
- RBCZ – Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg – licentienummer: 240638R
- SKJ – Stichting Kwaliteitsregister Jeugd – registratienummer: 130004414
Voor klachten- en tuchtrecht gelden:
- S.C.A.G. – klachtenregeling WkkGZ & Jeugdwet
- T.C.Z. – Tuchtrecht Complementaire Zorg
In uitzonderlijke situaties (bijv. bij een formele klacht) kan beperkte inzage vereist zijn. Dit gebeurt alleen: wanneer u zelf een klacht indient en daarmee toestemming geeft. wanneer dit wettelijk verplicht is, of wanneer u zelf een klacht indient en daarmee toestemming geeft.
2.6 Bewaartermijnen
- Therapiedossiers: minimaal 20 jaar (WGBO).
- Contactformulier / e-mails: maximaal 12 maanden, tenzij u cliënt wordt.
- Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
- Afspraken in Calendly / Momoyoga: maximaal zolang noodzakelijk voor planning en administratie.
2.7 Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:
- SSL-versleuteling op de website
- Beveiligde opslag van cliëntdossiers
- Toegang beperkt tot bevoegde personen
- Automatische updates en beveiliging via Hostinger
- Regelmatige back-ups
E-mailbeveiliging (Gmail)
Wij gebruiken Gmail voor onze e-mail. Gmail maakt gebruik van TLS-versleuteling tijdens verzending, wat betekent dat e-mails veilig worden verstuurd tussen mailservers.
Let op: Gmail biedt geen volledige end-to-end encryptie. Wij adviseren om geen zeer gevoelige gezondheidsinformatie per e-mail te versturen.
2.8 Uw rechten
U heeft recht op:
- Inzage
- Correctie
- Verwijdering (voor zover wet dit toestaat)
- Beperking van verwerking
- Bezwaar
- Gegevensoverdraagbaarheid
Verzoeken kunnen worden gericht aan info@star-of-light.nl. Wij reageren binnen één maand.
2.9 Klachten
Als u klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u terecht bij:
- de Autoriteit Persoonsgegevens
- de S.C.A.G. (klachtenfunctionaris WkkGZ/Jeugdwet)
3. Verwerkers en systemen die wij gebruiken
- Hostinger – hosting
- WordPress – website
- Calendly – afspraken
- Momoyoga – yogaplanning
- DigiBoox – boekhouding
- Google (Gmail/Drive) – communicatie & opslag
- JotForm – intakeformulieren (EU-datacenters)
Met alle genoemde partijen is een verwerkersovereenkomst afgesloten of zij vallen onder de AVG-regelgeving binnen de EU.
4. Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van profilering of geautomatiseerde besluitvorming.
5. Contactgegevens
Star of Light
E-mail: info@star-of-light.nl
Telefoon: +31 6 18767622
Website: https://www.star-of-light.nl
6. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website.